Kort sammanfattning
Många företag fokuserar på att förhandla fram bra avtal men glömmer att följa upp dem över tid.
Vanliga konsekvenser är:
- Automatiska förlängningar
- Onödiga abonnemang
- Dubbla system
- Missade uppsägningstider
- Bristande kontroll över kostnader
Problemet är sällan själva avtalet. Problemet är att ingen längre har överblick över det.
När företag pratar om avtal handlar diskussionen ofta om förhandlingar.
Hur får vi ett bättre pris?
Hur får vi bättre villkor?
Hur undviker vi att skriva under ett dåligt avtal?
Det är viktiga frågor. Men de är inte alltid de som kostar mest pengar.
I många företag är det inte de dåliga avtalen som blir dyrast. Det är de avtal som ingen längre tänker på.
Avtal som en gång fyllde en viktig funktion, men som med tiden glöms bort. Avtal som fortsätter att förnyas automatiskt. Avtal som ingen längre använder men som ändå genererar fakturor månad efter månad.
Problemet är vanligare än många tror, och det drabbar både små och stora företag.
Hur ett bortglömt avtal uppstår
De flesta bortglömda avtal börjar som fullt rimliga beslut.
Ett företag köper in ett nytt system för projektledning.
En marknadsavdelning börjar använda ett nytt analysverktyg.
En säljchef tecknar ett CRM-avtal.
En medarbetare beställer ett specialiserat program som behövs i ett projekt.
Vid inköpstillfället finns det ofta ett tydligt behov och en tydlig ansvarig.
Men verksamheter förändras.
Projekt avslutas.
Personal byts ut.
Arbetsprocesser förändras.
System ersätts av nya lösningar.
Det som en gång var viktigt blir gradvis mindre relevant.
Problemet uppstår när avtalet lever vidare trots att behovet försvunnit.
Ingen säger upp tjänsten.
Ingen känner till uppsägningstiden.
Ingen vet vem som ansvarar för avtalet.
Och när nästa faktura kommer uppfattas den som normal eftersom den alltid har funnits där.
Det är inte en fråga om slarv
Många företagare reagerar med att tänka:
"Sådant skulle aldrig hända hos oss."
Men i verkligheten handlar det sällan om slarv.
Det handlar om hur företag fungerar.
När verksamheten växer ökar antalet leverantörer, abonnemang, licenser och avtal successivt.
Varje nytt system innebär ytterligare ett avtal att hålla koll på.
Varje ny leverantör innebär nya villkor och nya förnyelsedatum.
Till slut finns det så många avtal att ingen enskild person har fullständig överblick.
Ansvar sprids mellan olika personer och avdelningar.
Ekonomiavdelningen ser fakturorna.
IT ansvarar för vissa system.
Marknadsavdelningen hanterar andra.
Ledningen utgår ofta från att någon annan har koll.
Resultatet blir att ingen har helhetsbilden.
De vanligaste konsekvenserna
Ett bortglömt avtal leder sällan till en katastrof över en natt.
Istället sker kostnaden gradvis.
Det är just därför problemet kan vara svårt att upptäcka.
Onödiga abonnemang
Ett system används inte längre men abonnemanget fortsätter att förnyas.
Månadskostnaden kanske bara är några hundralappar eller några tusen kronor.
Men över ett år kan det bli betydande summor.
Automatisk förlängning
Många företagsavtal innehåller automatiska förlängningar.
Missas uppsägningstiden kan avtalet fortsätta ytterligare ett år eller längre.
När detta upptäcks är det ofta för sent att agera.
Dubbla lösningar
Det är inte ovanligt att företag betalar för flera system som löser samma uppgift.
Ett äldre system finns kvar samtidigt som ett nytt redan tagits i bruk.
Båda kostar pengar.
Båda genererar fakturor.
Men bara ett används.
Bristande kontroll
När ingen vet vilka avtal som finns blir det också svårt att fatta bra beslut.
Vilka leverantörer har vi?
Vilka kostnader är bundna?
Vilka avtal kan sägas upp?
Vilka tjänster används faktiskt?
Frågor som borde vara enkla att besvara blir plötsligt tidskrävande utredningar.
Små företag drabbas också
Det finns en föreställning om att avtalskontroll främst är ett problem för stora organisationer.
I praktiken ser verkligheten ofta annorlunda ut.
Även mindre företag har:
- Mobilabonnemang
- Försäkringar
- Internetavtal
- Bokföringssystem
- CRM-system
- E-posttjänster
- Molnlagring
- Hosting
- Domäner
- Leasingavtal
- Serviceavtal
- Marknadsföringsverktyg
Redan ett företag med några få anställda kan snabbt samla på sig ett stort antal löpande avtal.
Skillnaden är att mindre företag ofta saknar dedikerade resurser för administration.
Det gör att risken för bortglömda avtal snarare kan vara högre.
När personal slutar försvinner ofta kunskapen
En av de vanligaste orsakerna till avtalsproblem är personberoende.
En medarbetare tecknar ett avtal.
Personen använder tjänsten dagligen.
Alla vet att det är "deras system".
Sedan slutar personen.
Kunskapen försvinner.
Dokumentationen är bristfällig.
Avtalet ligger kvar i en gammal inkorg eller på en lokal hårddisk.
Fakturorna fortsätter att komma.
Ingen reagerar.
Inte för att företaget saknar kompetens, utan för att informationen aldrig samlades på ett gemensamt ställe.
Varför Excel ofta blir en återvändsgränd
Många företag börjar med ett kalkylblad.
Det fungerar ofta bra i början.
Problemet uppstår när verksamheten växer.
Fler personer behöver tillgång.
Fler avtal tillkommer.
Uppsägningstider ändras.
Nya versioner av dokument skapas.
Till slut blir kalkylbladet ytterligare en informationskälla som måste underhållas manuellt.
Dessutom saknas ofta automatiska påminnelser.
Det hjälper inte att ha rätt information om ingen ser den när det är dags att agera.
Hur man skapar kontroll över avtalen
Att få kontroll handlar inte om att skapa mer administration.
Tvärtom.
Målet är att minska behovet av att komma ihåg saker.
Några grundläggande principer är:
Samla alla avtal på ett ställe
Dokument, villkor och kontaktuppgifter bör finnas samlade och vara enkla att hitta.
Dokumentera ansvar
Varje avtal bör ha en tydlig ansvarig person.
Registrera viktiga datum
Förnyelsedatum, bindningstider och uppsägningstider behöver vara synliga.
Arbeta proaktivt
Informationen måste komma fram innan det är för sent att agera.
Minska personberoendet
Företagets kunskap ska inte vara beroende av enskilda medarbetare.
Kontroll handlar om framförhållning
Många företag tror att kontroll innebär att veta var ett avtal ligger sparat.
Men verklig kontroll handlar om något annat.
Kontroll innebär att veta:
- Vilka avtal som finns
- Vad de kostar
- När de kan sägas upp
- När de förnyas
- Vem som ansvarar för dem
Och framför allt:
Att få informationen i rätt tid.
Först då kan företaget fatta aktiva beslut istället för att reagera när nästa faktura redan har skickats.
Sammanfattning
De flesta företag förlorar inte pengar på sina sämsta avtal.
De förlorar pengar på de avtal som ingen längre tänker på.
När avtal, abonnemang och leverantörer blir fler ökar också risken att något faller mellan stolarna.
Därför handlar god avtalshantering inte bara om dokumentation.
Den handlar om att skapa överblick, minska personberoende och säkerställa att viktiga datum aldrig missas.
För när allt kommer omkring är det inte de dåliga avtalen som kostar pengar.
Det är de bortglömda.