Kort sammanfattning
Alla abonnemang behöver inte sägas upp, men de bör granskas regelbundet.
Särskilt viktigt är att se över:
- Programvarulicenser
- Mobilabonnemang
- Tidningsprenumerationer
- Domäner och hosting
- Service- och supportavtal
Målet är inte att hitta kostnader att ta bort. Målet är att säkerställa att företaget har rätt tjänster, rätt omfattning och rätt villkor.
När företag vill minska sina kostnader går tankarna ofta till stora besparingsprojekt.
Man ser över leverantörer.
Förhandlar priser.
Effektiviserar processer.
Men många av de enklaste förbättringarna finns ofta redan mitt framför ögonen.
I företagets befintliga abonnemang.
Det handlar inte nödvändigtvis om tjänster som ska sägas upp. Tvärtom kan många av dem vara viktiga för verksamheten.
Problemet är att de sällan granskas.
När ett abonnemang väl har tecknats fortsätter det ofta att förnyas år efter år utan att någon ställer frågorna:
- Använder vi fortfarande tjänsten?
- Har vårt behov förändrats?
- Betalar vi för rätt omfattning?
- Finns det anledning att omförhandla villkoren?
Precis som vi beskriver i artikeln "Det är inte dåliga avtal som kostar pengar. Det är bortglömda avtal." handlar många onödiga kostnader inte om dåliga beslut, utan om att ingen längre granskar avtalen.
Här är fem typer av abonnemang som nästan alla företag bör se över minst en gång om året.
1. Programvarulicenser och molntjänster
Programvara är idag en av de största kategorierna av återkommande kostnader i många företag.
Exempel kan vara:
- Microsoft 365
- Adobe Creative Cloud
- Canva
- Fortnox
- Visma
- Dropbox
- AI-tjänster som ChatGPT eller Copilot
När dessa tjänster tecknas finns ofta ett tydligt behov.
Men verksamheter förändras.
Medarbetare byter roller.
Projekt avslutas.
Nya arbetsrutiner införs.
Resultatet blir att företaget ibland betalar för fler licenser än vad som faktiskt används.
Det behöver inte innebära att tjänsten är onödig.
Det kan helt enkelt betyda att avtalet inte längre speglar verksamhetens behov.
Tre frågor att ställa
- Hur många licenser används aktivt?
- Har antalet användare förändrats sedan avtalet tecknades?
- Finns det möjlighet att omförhandla eller justera licensnivån?
2. Mobilabonnemang och kommunikationstjänster
Mobiltelefoni är en annan kategori som ofta får leva sitt eget liv.
Nya abonnemang tillkommer.
Nummer flyttas.
Personal slutar.
Organisationen förändras.
Samtidigt fortsätter fakturorna att komma varje månad.
Många företag upptäcker vid en genomgång att de betalar för abonnemang som används mycket lite eller inte alls.
I andra fall används abonnemangen flitigt men avtalen har aldrig omförhandlats trots att marknaden förändrats.
Konkurrensen inom telefoni är hård och villkoren utvecklas ständigt.
Det gör att även aktiva abonnemang kan vara värda att se över.
Tre frågor att ställa
- Används alla abonnemang regelbundet?
- Har företagets behov förändrats?
- När omförhandlades avtalet senast?
3. Tidnings- och nyhetsprenumerationer
Det här är en kategori som många glömmer bort.
En chef vill ha tillgång till affärsnyheter.
En avdelning behöver branschbevakning.
Företaget får ett introduktionserbjudande.
Prenumerationen tecknas.
Sedan går åren.
Vanliga exempel är:
- Dagens Industri
- DI Digital
- Affärsvärlden
- Svenska Dagbladet
- Dagens Nyheter
- Ny Teknik
- Computer Sweden
Problemet är att dessa prenumerationer sällan granskas.
Tidningen kommer fortfarande.
Inloggningen fungerar fortfarande.
Fakturan betalas fortfarande.
Men används tjänsten faktiskt på samma sätt som när avtalet tecknades?
I vissa fall är svaret ja.
I andra fall har behovet förändrats utan att någon reagerat.
Tre frågor att ställa
- Vem använder prenumerationen idag?
- Skulle någon märka om den försvann?
- Finns det fortfarande ett tydligt affärsvärde?
4. Domäner, hosting och digitala tjänster
Nästan alla företag samlar över tid på sig digitala tillgångar.
En webbplats byggs.
En kampanjsajt lanseras.
Ett sidoprojekt startas.
Ett nytt domännamn registreras.
Det mesta känns logiskt vid tillfället.
Men efter några år kan listan över domäner, webbhotell och digitala tjänster vara betydligt längre än någon tror.
Många av dessa kostnader är relativt små.
Just därför blir de ofta kvar.
Det är inte ovanligt att företag fortsätter betala för tjänster som ingen längre använder eller ens känner till.
Tre frågor att ställa
- Vilka domäner äger företaget idag?
- Används alla hostingtjänster fortfarande?
- Finns det gamla projekt som kan avvecklas?
5. Service- och supportavtal
Den sista kategorin är ofta den mest osynliga.
Det kan handla om:
- Larmtjänster
- IT-support
- Kaffemaskiner
- Skrivare
- Fastighetsservice
- Underhållsavtal
Många av dessa avtal har funnits länge.
Så länge tjänsten fungerar ifrågasätter ingen den.
Det innebär inte att avtalen är dåliga.
Men det innebär heller inte att de automatiskt är optimala.
Verksamheten förändras.
Leverantörsmarknaden förändras.
Behoven förändras.
Därför är även dessa avtal värda en regelbunden genomgång.
Tre frågor att ställa
- Använder vi fortfarande tjänsten på samma sätt?
- Har våra behov förändrats?
- Är villkoren fortfarande konkurrenskraftiga?
Målet är inte att säga upp allt
När företag börjar granska sina abonnemang finns en risk att fokus hamnar på kostnadsjakt.
Men det är egentligen inte poängen.
Målet är inte att hitta så många uppsägningar som möjligt.
Målet är att fatta bättre beslut.
I vissa fall leder genomgången till att ett abonnemang sägs upp.
I andra fall leder den till en omförhandling.
Och ibland bekräftar den att avtalet fortfarande skapar stort värde.
Alla tre utfallen är positiva.
Det viktiga är att beslutet är aktivt.
Hur ofta bör man göra en genomgång?
För de flesta företag räcker det att göra en större genomgång en gång per år.
Samtidigt är det viktigt att inte vänta tills avtalen redan har förnyats.
Det är därför förnyelsedatum, uppsägningstider och viktiga avtalsvillkor behöver vara enkla att hitta.
Om ni ännu inte har gjort en inventering av företagets abonnemang rekommenderar vi att börja med vår artikel "Hur många abonnemang har ditt företag egentligen?".
Den ger en bra grund innan ni börjar granska enskilda avtal.
Sammanfattning
De flesta företag har abonnemang som förtjänar mer uppmärksamhet än de får.
Inte för att de nödvändigtvis är onödiga.
Utan för att verksamheter förändras medan avtalen ofta fortsätter att förnyas automatiskt.
En årlig genomgång handlar därför inte om att leta fel.
Den handlar om att säkerställa att företaget fortfarande har rätt tjänster, rätt omfattning och rätt villkor.
För när avtal förnyas utan att någon granskar dem försvinner möjligheten att påverka både kostnader och affärsvillkor.
Och det är sällan ett aktivt beslut.