Kort sammanfattning
Excel är ofta ett bra första steg för att få ordning på företagets avtal.
Men när verksamheten växer uppstår nya utmaningar:
- Filer sparas lokalt hos enskilda medarbetare
- Kunskap blir personberoende
- Viktiga datum missas
- Versioner och formler blir svåra att lita på
- Ingen vet vilken information som är aktuell
Problemet är sällan Excel i sig. Problemet är att verksamheten har vuxit förbi det.
Nästan alla företag börjar på samma sätt.
Ett avtal ska hållas koll på.
Sedan två.
Sedan tio.
Någon inser att det behövs struktur och skapar ett Excelark.
Kolumner läggs upp.
Leverantörer registreras.
Förnyelsedatum skrivs in.
Kanske läggs några formler till.
Plötsligt har företaget ett avtalsregister.
Och i början fungerar det faktiskt ganska bra.
Problemet är att verksamheter sällan står stilla.
Nya avtal tillkommer.
Fler personer behöver tillgång.
Ansvar flyttas mellan medarbetare.
Det som en gång var en enkel lösning blir gradvis svårare att hantera.
Till slut inser många företag att problemet inte längre är att skapa ett register över avtalen.
Problemet är att hålla registret levande.
Excel är ofta rätt lösning i början
Det är viktigt att vara tydlig med en sak.
Excel är inte dåligt.
Tvärtom.
För många mindre företag är Excel ett naturligt första steg.
Det är enkelt.
Det är billigt.
Nästan alla vet hur det fungerar.
När företaget bara har några få avtal är det ofta fullt tillräckligt.
Problemet uppstår först när verksamheten växer.
För då förändras kraven.
Plötsligt handlar det inte bara om att lagra information.
Nu handlar det om att hitta den.
Lita på den.
Dela den.
Och agera på den i rätt tid.
När avtalsregistret blir verksamhetskritiskt
I början är Excelarket bara ett hjälpmedel.
Efter några år kan det vara något helt annat.
Plötsligt innehåller det:
- Leverantörer
- Avtal
- Förnyelsedatum
- Uppsägningstider
- Kontaktpersoner
- Historik
- Interna anteckningar
Excelarket blir företagets centrala kunskapskälla för avtal.
Och det är då riskerna börjar bli tydliga.
För vad händer om informationen inte längre är korrekt?
Vad händer om filen försvinner?
Vad händer om ingen längre förstår hur den fungerar?
När Excel-filen blir en person
Många avtalsregister börjar som ett initiativ från en engagerad medarbetare.
Någon ser ett behov.
Någon vill skapa ordning.
Någon bygger ett riktigt bra kalkylark.
Med tiden utvecklas det.
Nya flikar läggs till.
Formler byggs ut.
Makron skapas.
Funktioner automatiseras.
Till slut finns det ofta en person i organisationen som kan allt om registret.
Alla vet vem det är.
Alla vet vem man ska fråga.
Alla vet vem som uppdaterar datumen.
Det fungerar bra.
Så länge personen finns kvar.
När ansvaret går i arv
Förr eller senare byter människor jobb.
Det är helt naturligt.
När den ansvariga personen slutar sker ofta någon form av överlämning.
Excel-filen skickas vidare.
En ny person tar över.
Kanske hålls en genomgång.
Kanske inte.
Efter några år kan samma fil ha bytt ägare flera gånger.
Formler har justerats.
Kolumner har lagts till.
Anteckningar har ändrats.
Ingen vet riktigt varför vissa saker fungerar som de gör.
Ingen vågar ändra för mycket.
Det fungerar fortfarande.
Men tilliten börjar minska.
Kan man verkligen lita på informationen?
Det här är en fråga som många företag sällan ställer sig.
Men den är viktig.
Om ett avtalsregister innehåller:
- Fel datum
- Trasiga formler
- Felaktiga beräkningar
- Gamla kontaktuppgifter
kan konsekvenserna bli betydande.
Särskilt om registret används som underlag för viktiga beslut.
Makron kan sluta fungera.
Formler kan råka skrivas över.
Datavalideringar kan tas bort.
Små fel kan uppstå utan att någon märker det.
Och ju äldre filen blir, desto svårare blir det att veta vad som faktiskt stämmer.
Den största risken: filen försvinner
Det finns ett scenario som många företag inte tänker på förrän det redan hänt.
Excel-filen ligger inte på en gemensam plats.
Den ligger lokalt.
På en dator.
I en dokumentmapp.
På ett skrivbord.
Kanske på en användare som haft ansvar för avtalen i flera år.
När personen slutar formateras datorn.
Filer flyttas.
Mappar rensas.
Ingen tänker på avtalsregistret.
Och plötsligt är flera års arbete borta.
Historiken försvinner.
Förnyelsedatum försvinner.
Kontaktpersoner försvinner.
Kunskap försvinner.
Det är ofta först då som företaget inser hur beroende man blivit av ett enda dokument.
Versionerna blir fler och fler
De flesta känner igen filnamn som:
Avtal.xlsx
Avtal_NY.xlsx
Avtal_NY2.xlsx
Avtal_Senaste.xlsx
Avtal_Senaste_FINAL.xlsx
Avtal_Senaste_FINAL_VIKTIG.xlsx
Det ser kanske komiskt ut.
Men det illustrerar ett verkligt problem.
När flera personer arbetar med samma information uppstår snabbt osäkerhet kring vilken version som är den aktuella.
Vilken fil ska användas?
Vilken innehåller de senaste ändringarna?
Vilken ligger till grund för nästa beslut?
Ju fler versioner som finns, desto större blir risken för misstag.
Excel skickar inga påminnelser
Det här är kanske den största begränsningen.
Excel kan lagra information.
Men Excel bevakar den inte.
Informationen finns där.
Men den kommer inte automatiskt fram när den behövs.
Det hjälper inte att uppsägningstiden finns registrerad om ingen ser den innan den passerar.
Det hjälper inte att förnyelsedatumet är korrekt om ingen får en påminnelse.
Som vi beskrev i artikeln Automatisk förlängning – den vanligaste orsaken till onödiga avtalskostnader är problemet ofta inte själva avtalet.
Problemet är att företaget missar möjligheten att agera i tid.
Excel är ett register – inte en bevakning
Det här är kanske den viktigaste insikten.
Excel är utmärkt för att lagra information.
Men det är fortfarande bara ett register.
Ett register vet inte vilka avtal som snart löper ut.
Ett register vet inte vilka villkor som bör granskas.
Ett register skickar inga påminnelser.
Ett register hjälper inte företaget att fatta aktiva beslut.
Det krävs fortfarande att någon aktivt går in och granskar informationen.
Och ju fler avtal företaget har, desto svårare blir det att göra manuellt.
När är det dags att gå vidare?
Det finns ingen exakt gräns.
Men vissa tecken återkommer ofta.
- Företaget har många avtal och leverantörer
- Flera personer behöver tillgång till informationen
- Viktiga datum börjar missas
- Ingen är säker på att informationen är korrekt
- Registret har blivit personberoende
- Avtal behöver följas upp regelbundet
När dessa signaler börjar dyka upp handlar frågan inte längre om Excel är bra eller dåligt.
Frågan handlar om vilka verktyg verksamheten behöver idag.
Sammanfattning
Excel är ofta en bra början.
Många företag hade aldrig fått struktur på sina avtal utan det.
Men när verksamheten växer förändras också kraven.
Plötsligt räcker det inte att lagra information.
Informationen måste vara korrekt.
Den måste vara tillgänglig.
Den måste överleva personalförändringar.
Och viktigast av allt:
Den måste komma fram när det är dags att fatta ett beslut.
För i slutändan handlar avtalskontroll inte om att ha ett register.
Det handlar om att ha kontroll.