Kort sammanfattning
Många företagsavtal förlängs automatiskt om ingen agerar innan uppsägningstiden löper ut.
Vanliga konsekvenser är:
- Avtal som förlängs trots att behoven förändrats
- Missade möjligheter att omförhandla villkor
- Fortsatta kostnader för tjänster som används mindre än tidigare
- Ytterligare bindningstid som hade kunnat undvikas
- Bristande kontroll över företagets leverantörsavtal
Problemet är sällan den automatiska förlängningen i sig. Problemet är att ingen bevakar avtalet innan det förnyas.
De flesta företagare har någon gång varit med om samma situation.
En faktura kommer in.
Beloppet känns bekant.
Leverantören är välkänd.
Allt ser normalt ut.
Sedan upptäcker någon att avtalet egentligen skulle ha setts över för flera månader sedan.
Men nu är det för sent.
Avtalet har redan förlängts.
Ytterligare ett år.
Kanske två.
Den här situationen är betydligt vanligare än många tror.
Och i många fall handlar det inte om dåliga avtal eller dåliga leverantörer.
Det handlar om att företaget missade möjligheten att fatta ett aktivt beslut innan avtalet förnyades.
Vad innebär automatisk förlängning?
Automatisk förlängning är ett vanligt avtalsvillkor.
I praktiken innebär det att avtalet fortsätter att gälla om ingen av parterna säger upp det inom en viss tidsperiod.
Ett typiskt exempel kan se ut så här:
- Avtalstid: 12 månader
- Uppsägningstid: 3 månader
- Förlängning: 12 månader i taget
Om ingen agerar senast tre månader innan avtalsperiodens slut förlängs avtalet automatiskt ytterligare ett år.
För leverantören skapar det förutsägbarhet.
För kunden skapar det kontinuitet.
I teorin är det en rimlig lösning.
Problemet uppstår när ingen håller koll på datumen.
Automatisk förlängning är inte problemet
Många företag blir frustrerade när de upptäcker att ett avtal har förlängts.
Det är lätt att skylla på avtalsvillkoret.
Men i de flesta fall är inte den automatiska förlängningen den verkliga orsaken till problemet.
Villkoret har funnits där hela tiden.
Det har varit känt sedan avtalet tecknades.
Det verkliga problemet är att ingen hade informationen tillgänglig när det var dags att fatta ett beslut.
Det är en viktig skillnad.
För när man förstår det blir lösningen också tydligare.
Målet är inte att undvika avtal med automatisk förlängning.
Målet är att säkerställa att företaget får möjlighet att agera innan förlängningen sker.
Ett vanligt scenario
Föreställ dig följande situation.
Ett företag tecknar ett abonnemang på ett system som behövs i verksamheten.
Vid tidpunkten för inköpet är beslutet självklart.
Systemet används flitigt.
Alla är nöjda.
Sedan går ett år.
Verksamheten förändras.
Arbetsrutiner förändras.
Alternativa lösningar dyker upp.
Kanske används systemet fortfarande.
Kanske används det mindre.
Kanske finns det anledning att omförhandla priset.
Men ingen gör någonting.
Inte för att beslutet är medvetet.
Utan för att ingen kommer ihåg att avtalet närmar sig förnyelse.
När fakturan sedan kommer är företaget redan bundet för ytterligare en period.
Omförhandling är ofta viktigare än uppsägning
När man pratar om avtalsbevakning fokuserar många på uppsägningar.
Men i praktiken är omförhandling ofta minst lika viktigt.
Företag förändras.
Leverantörer förändras.
Marknaden förändras.
Det som var rätt pris eller rätt omfattning för två år sedan kanske inte längre är optimalt idag.
Därför bör varje förnyelsedatum ses som en möjlighet att ställa några enkla frågor:
- Har vårt behov förändrats?
- Använder vi tjänsten på samma sätt som tidigare?
- Finns det andra avtalsformer som passar bättre?
- Är prisnivån fortfarande rimlig?
I många fall leder en genomgång inte till att avtalet sägs upp.
Den leder till att avtalet förbättras.
Och det kan vara minst lika värdefullt.
Vilka avtal bör bevakas extra noggrant?
Alla avtal är inte lika kritiska.
Men vissa typer av avtal förtjänar extra uppmärksamhet.
Programvara och licenser
Många programvaror förnyas automatiskt varje år.
Samtidigt förändras ofta antalet användare och verksamhetens behov.
Mobiltelefoni och kommunikation
Telekomavtal innehåller ofta både bindningstider och förnyelsevillkor som är viktiga att bevaka.
Service- och supportavtal
Support- och underhållsavtal fortsätter ofta att löpa under lång tid utan att någon granskar dem.
Tidnings- och nyhetsprenumerationer
Precis som vi beskrev i artikeln 5 abonnemang som förtjänar en årlig genomgång är detta en kategori som ofta hamnar utanför den löpande uppföljningen.
Hosting och digitala tjänster
Domäner, webbhotell och molntjänster förnyas ofta automatiskt och riskerar att bli osynliga i verksamheten.
Varför uppsägningstider ofta missas
De flesta företag missar inte uppsägningstider för att de är ointresserade.
De missar dem för att informationen är svår att hitta när den behövs.
Avtalet ligger i en inkorg.
En PDF finns sparad på en gammal server.
Den ansvariga personen har slutat.
Ingen vet exakt vilka villkor som gäller.
När informationen är utspridd blir det svårt att agera i tid.
Och när uppsägningstiden väl passerat spelar det ingen roll hur välgrundat beslutet hade varit.
Möjligheten att välja har redan försvunnit.
Aktiv kontroll är bättre än automatisk förnyelse
Den viktigaste skillnaden mellan företag med god avtalskontroll och företag med bristande kontroll handlar inte om vilka avtal de har.
Den handlar om när besluten fattas.
Företag med god kontroll fattar beslut innan avtalet förnyas.
De väljer aktivt att:
- fortsätta
- omförhandla
- justera omfattningen
- eller säga upp
Företag med bristande kontroll låter istället avtalet fatta beslutet åt dem.
Och då sker förlängningen automatiskt.
Hur undviker man missade förnyelser?
Det finns några grundläggande principer som gör stor skillnad.
Samla avtalen
Alla avtal bör finnas på ett gemensamt ställe.
Dokumentera viktiga villkor
Förnyelsedatum och uppsägningstider bör vara enkla att hitta.
Utse ansvariga
Varje avtal bör ha en tydlig ägare.
Skapa påminnelser
Viktiga datum bör bevakas innan det är för sent att agera.
Genomför regelbundna genomgångar
Precis som vi diskuterade i artikeln Varför företag fortsätter betala för tjänster de slutat använda handlar problemet sällan om slarv. Det handlar om att verksamheten förändras snabbare än avtalen.
Sammanfattning
Automatisk förlängning är en naturlig del av många företagsavtal.
I sig är det inget problem.
Problemet uppstår när företaget missar möjligheten att fatta ett aktivt beslut innan avtalet förnyas.
Det kan leda till onödiga kostnader.
Men ännu viktigare är att det kan leda till att företaget missar möjligheter att förbättra villkor, justera omfattning eller omförhandla prisnivåer.
För när ett avtal förnyas automatiskt har beslutet redan fattats.
Frågan är bara vem som fattade det.