Kort sammanfattning
Företag fortsätter sällan att betala för tjänster de slutat använda på grund av slarv.
Vanliga orsaker är:
- Ingen ansvarar för uppföljningen
- Verksamheten förändras snabbare än avtalen
- Den som tecknade avtalet har slutat
- Dokumentationen är utspridd
- Förnyelsedatum missas
Problemet är sällan själva kostnaden. Problemet är att företaget har tappat kontrollen över sina avtal.
Nästan alla företagare har någon gång upptäckt en kostnad de inte visste fanns.
Det kan vara en programvara som ingen använder.
En prenumeration som ingen längre läser.
Ett abonnemang som fortsätter att förnyas år efter år.
Den första reaktionen brukar vara densamma:
Hur kunde vi missa det här?
Många antar att svaret är slarv.
Men i verkligheten handlar det sällan om det.
Oftast är det resultatet av helt normala förändringar i verksamheten.
Företag utvecklas.
Personal byts ut.
Nya system införs.
Projekt avslutas.
Avtal gör däremot sällan något av detta.
De fortsätter bara att löpa vidare tills någon aktivt gör något åt dem.
Precis som vi beskriver i artikeln "Det är inte dåliga avtal som kostar pengar. Det är bortglömda avtal." är det ofta inte avtalet i sig som är problemet. Problemet är att ingen längre har kontroll över det.
Små kostnader blir osynliga
De flesta företag reagerar snabbt på stora kostnader.
Om en faktura på 50 000 kronor dyker upp kommer någon sannolikt att ställa frågor.
Men många onödiga kostnader ser inte ut så.
De börjar som:
- 299 kronor per månad
- 499 kronor per månad
- 799 kronor per månad
Belopp som känns rimliga.
Belopp som sällan väcker uppmärksamhet.
Efter några månader har de blivit en naturlig del av företagets kostnadsbild.
Ingen ifrågasätter dem längre.
Och just därför kan de leva vidare i flera år utan att någon granskar dem.
Ingen äger frågan
En annan vanlig förklaring är att ansvaret är otydligt.
Ekonomiavdelningen betalar fakturan.
IT använder tjänsten.
Ledningen godkände inköpet.
Men vem ansvarar för att följa upp avtalet?
Ofta ingen.
Det innebär att avtalet hamnar mellan stolarna.
Alla utgår från att någon annan har koll.
Resultatet blir att ingen har helhetsbilden.
När avtalet väl ska förnyas finns det ingen naturlig ägare som ställer frågan:
"Behöver vi fortfarande det här?"
Verksamheten förändras snabbare än avtalen
De flesta företag förändras kontinuerligt.
Nya kunder tillkommer.
Nya arbetssätt införs.
Personalstyrkan växer eller minskar.
System byts ut.
Leverantörer förändras.
Det som var rätt beslut för två år sedan behöver inte vara rätt beslut idag.
Avtal förändras däremot inte automatiskt.
De fortsätter ofta enligt samma villkor tills någon aktivt omförhandlar eller säger upp dem.
Det är därför många företag upptäcker att de betalar för tjänster som en gång var viktiga men som idag spelar en betydligt mindre roll.
Den som tecknade avtalet har slutat
En av de vanligaste orsakerna till bortglömda abonnemang är personalomsättning.
En person hittar en tjänst.
Personen utvärderar den.
Personen tecknar avtalet.
Personen använder tjänsten dagligen.
Sedan slutar personen.
Kunskapen om varför avtalet finns försvinner.
Men kostnaden blir kvar.
Fakturorna fortsätter att komma.
Automatiska förnyelser fortsätter att ske.
Och ingen ifrågasätter längre varför tjänsten finns.
Det här är särskilt vanligt i mindre företag där mycket kunskap ofta sitter hos enskilda individer.
Dokumentationen är utspridd
Om du har arbetat i ett företag några år känner du säkert igen filnamn som:
Avtal_FINAL.pdf
Avtal_FINAL_NY.pdf
Avtal_FINAL_NY2.pdf
Avtal_SENASTE_FINAL_VIKTIG.pdf
Det låter komiskt.
Men det är också ett symptom på ett vanligt problem.
Dokumentation finns överallt.
- E-post
- Teams
- SharePoint
- OneDrive
- Lokala hårddiskar
- Dokumentmappar
Ingen vet alltid vilken version som är den senaste.
Ingen vet alltid var uppsägningstiden finns dokumenterad.
Ingen vet alltid vem som ansvarar för avtalet.
När informationen är utspridd blir det betydligt svårare att fatta bra beslut.
Automatisk förlängning gör problemet större
Många företagsavtal innehåller automatiska förlängningar.
Det behöver inte vara något negativt.
Problemet uppstår när ingen bevakar datumen.
När uppsägningstiden passerat kan företaget plötsligt vara bundet ytterligare ett år.
Inte för att någon aktivt valde det.
Utan för att ingen hann agera i tid.
Precis därför är förnyelsedatum ofta minst lika viktiga som själva avtalsvillkoren.
Problemet är inte kostnaden
När företag upptäcker onödiga abonnemang fokuserar man ofta på pengarna.
Det är naturligt.
Men kostnaden är egentligen bara symptomet.
Det verkliga problemet är att företaget saknar kontroll.
Om ingen vet:
- vilka avtal som finns
- vem som ansvarar för dem
- när de förnyas
- vilka villkor som gäller
blir det svårt att fatta aktiva beslut.
Och när aktiva beslut uteblir fortsätter avtalen att leva sitt eget liv.
Det är också därför många företag blir förvånade när de gör sin första inventering av abonnemang och leverantörer.
Om ni inte redan gjort det kan det vara värt att börja med artikeln "Hur många abonnemang har ditt företag egentligen?".
Hur man bryter mönstret
Den goda nyheten är att problemet går att lösa.
Det kräver sällan stora projekt.
Ofta räcker det med några grundläggande principer:
Samla avtalen
Se till att avtal och villkor finns på ett gemensamt ställe.
Dokumentera ansvar
Varje avtal bör ha en tydlig ägare.
Bevaka viktiga datum
Förnyelsedatum och uppsägningstider behöver vara synliga.
Genomför regelbundna genomgångar
Som vi beskrev i artikeln 5 abonnemang som förtjänar en årlig genomgång behöver inte målet vara att säga upp avtal.
Målet är att fatta bättre beslut.
Minska personberoendet
Företagets kunskap ska inte försvinna när en medarbetare gör det.
Sammanfattning
Företag fortsätter sällan att betala för tjänster de slutat använda på grund av dåliga beslut.
Oftast handlar det om att verksamheten förändras medan avtalen ligger kvar.
Små kostnader blir osynliga.
Ansvar blir otydligt.
Kunskap försvinner.
Förnyelsedatum missas.
Resultatet blir att avtal och abonnemang fortsätter att leva vidare utan att någon aktivt har valt det.
Och det är där den verkliga kostnaden uppstår.
Inte i avtalet.
Utan i avsaknaden av kontroll.