Så gör du en abonnemangsrevision på 30 minuter

Kort sammanfattning

En abonnemangsrevision behöver inte vara komplicerad eller tidskrävande.

På 30 minuter kan du:

• Få en överblick över företagets återkommande kostnader
• Identifiera abonnemang som bör granskas
• Upptäcka kommande förnyelser
• Hitta avtal utan tydlig ansvarig
• Skapa bättre kontroll över framtida kostnader

Målet är inte att säga upp så många avtal som möjligt. Målet är att säkerställa att företaget har rätt avtal, rätt omfattning och rätt villkor.

Många företagare vet att de borde ha bättre kontroll över sina abonnemang.

Problemet är att uppgiften ofta känns större än den egentligen är.

Bara tanken på att gå igenom alla leverantörer, avtal och återkommande kostnader kan kännas överväldigande.

Resultatet blir att uppgiften skjuts upp.

Månad efter månad.

År efter år.

Samtidigt fortsätter abonnemang att förnyas automatiskt, fakturor fortsätter att betalas och möjligheter till omförhandling passerar obemärkt förbi.

Den goda nyheten är att det inte behöver vara komplicerat.

På bara 30 minuter kan de flesta företag skapa en betydligt bättre överblick över sina abonnemang och identifiera områden som förtjänar närmare granskning.

Vad är en abonnemangsrevision?

Ordet revision kan låta omfattande.

Men i det här sammanhanget handlar det inte om en formell granskning.

Det handlar om att systematiskt gå igenom företagets återkommande kostnader och ställa några enkla frågor:

• Vad betalar vi för?
• Varför betalar vi för det?
• Använder vi tjänsten?
• Är avtalet fortfarande relevant?
• Finns det kommande förnyelser att bevaka?

Målet är inte att hitta fel.

Målet är att skapa kontroll.

Precis som vi beskrivit i artikeln Hur många abonnemang har ditt företag egentligen? börjar god kostnadskontroll med att förstå vilka abonnemang som faktiskt finns.

Steg 1 – Samla de senaste fakturorna

Börja med att samla information om företagets återkommande kostnader.

Titta på:

• Leverantörsfakturor
• Korttransaktioner
• Autogiron
• Bankutdrag
• Återkommande betalningar

Du behöver inte analysera allt i detalj.

Målet är att skapa en första lista över vilka leverantörer som får pengar från företaget regelbundet.

Många blir förvånade redan här.

Det är inte ovanligt att hitta leverantörer som ingen tänkt på på länge.

Steg 2 – Skapa en enkel lista

När du identifierat abonnemangen är nästa steg att samla dem i en översikt.

Det behöver inte vara avancerat.

En enkel tabell räcker långt.

Syftet är att skapa en samlad bild.

Många företag har aldrig sett alla sina abonnemang på samma plats tidigare.

Steg 3 – Fråga om tjänsten används

Nu börjar den intressanta delen.

Gå igenom varje abonnemang och ställ en enkel fråga:

Används tjänsten fortfarande?

Försök att kategorisera varje abonnemang som:

• Ja
• Delvis
• Nej

Det är viktigt att vara realistisk.

Att en tjänst används betyder inte automatiskt att avtalet är optimalt.

Samtidigt behöver inte ett abonnemang vara onödigt bara för att det används av färre personer än tidigare.

Det handlar om att förstå verkligheten.

Inte om att hitta fel.

Steg 4 – Kontrollera förnyelsedatum och uppsägningstider

Det här är ofta den viktigaste delen av hela revisionen.

För varje avtal bör du försöka svara på:

• När förnyas avtalet?
• Finns det bindningstid?
• Hur lång är uppsägningstiden?
• När måste vi agera för att kunna påverka avtalet?

Som vi beskrev i artikeln Automatisk förlängning – den vanligaste orsaken till onödiga avtalskostnader handlar många onödiga kostnader inte om dåliga avtal.

De handlar om att företaget missar möjligheten att fatta ett aktivt beslut innan avtalet förnyas.

Därför är det viktigt att identifiera vilka avtal som närmar sig nästa beslutspunkt.

Steg 5 – Identifiera avtal som bör granskas

När du fått en överblick brukar några abonnemang sticka ut.

Kanske används de mindre än tidigare.

Kanske har verksamheten förändrats.

Kanske har avtalet aldrig omförhandlats.

Här är det viktigt att komma ihåg att målet inte alltid är uppsägning.

En genomgång kan leda till flera olika beslut:

Behåll avtalet

Tjänsten används.

Avtalet fungerar.

Allt ser bra ut.

Omförhandla

Behovet har förändrats.

Antalet användare har minskat.

Prisnivån kan behöva ses över.

Justera omfattningen

Färre licenser.

Annan abonnemangsnivå.

Nya villkor.

Säg upp

Tjänsten används inte längre.

Behovet har försvunnit.

Alla fyra utfallen är positiva.

Det viktiga är att beslutet är aktivt.

Steg 6 – Dokumentera ansvar

En av de vanligaste orsakerna till avtalsproblem är att ingen vet vem som ansvarar för ett avtal.

Därför bör varje abonnemang ha en tydlig ägare.

Någon som:

• Känner till syftet
• Kan bedöma värdet
• Får påminnelser inför förnyelser
• Kan fatta beslut eller initiera en genomgång

När ansvarsfördelningen är tydlig minskar risken att avtal faller mellan stolarna.

Vanliga upptäckter vid en första revision

Nästan alla företag hittar något intressant under sin första genomgång.

Vanliga exempel är:

Oanvända licenser

Programvara som fortfarande betalas för men används av färre personer än tidigare.

Gamla mobilabonnemang

Nummer som finns kvar trots att användaren slutat.

Tidningsprenumerationer

Prenumerationer som ingen längre vet vem som beställde.

Domäner och hosting

Digitala tjänster från gamla projekt som fortfarande förnyas.

Avtal utan ansvarig

Ingen vet vem som äger avtalet eller varför det finns.

Precis som vi beskrev i artikeln 5 abonnemang som förtjänar en årlig genomgång är det ofta de små och återkommande kostnaderna som blir osynliga över tid.

Revisionen är inte målet

Det här är kanske den viktigaste insikten av alla.

En abonnemangsrevision löser inte problemet permanent.

Den ger en ögonblicksbild.

Men redan dagen efter kan nya avtal tillkomma.

Nya leverantörer kan introduceras.

Nya abonnemang kan tecknas.

Därför är revisionen egentligen bara början.

Den verkliga nyttan uppstår när företaget skapar rutiner för löpande bevakning.

Annars riskerar samma problem att återkomma om sex eller tolv månader.

Som vi diskuterade i artikeln Excel räcker inte längre – därför tappar företag kontrollen över sina avtal räcker det sällan att bara lagra information.

Informationen måste också vara tillgänglig när det är dags att agera.

Sammanfattning

En abonnemangsrevision behöver inte ta dagar eller veckor.

På 30 minuter kan de flesta företag skapa en betydligt bättre bild av sina återkommande kostnader och avtalsåtaganden.

Målet är inte att hitta så många uppsägningar som möjligt.

Målet är att skapa kontroll.

När företaget vet vilka abonnemang som finns, vilka som används och när avtalen förnyas blir det möjligt att fatta aktiva beslut.

Och det är ofta där de största besparingarna och förbättringarna finns.

Inte i att säga upp fler avtal.

Utan i att ha bättre kontroll över dem.