GDPR & Säkerhet

Avtalsbevakning används för att samla, strukturera och bevaka företagets avtal. Det innebär att våra kunder kan lagra avtal, avtalsrelaterade dokument och kontaktuppgifter till exempelvis användare, leverantörer, kunder, anställda och andra avtalsparter.

Den här sidan beskriver hur Avtalsbevakning arbetar med dataskydd, säkerhet och personuppgifter samt hur ansvarsfördelningen ser ut mellan Avtalsbevakning och våra kunder.

Säker hantering

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda kunddata mot obehörig åtkomst, förlust och otillåten behandling.

Tydlig ansvarsfördelning

Kunden är normalt personuppgiftsansvarig för uppgifter som lagras i tjänsten. Avtalsbevakning agerar personuppgiftsbiträde.

PUB-avtal

Vi tillhandahåller ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar vår behandling av personuppgifter för kundens räkning.

Personuppgifter i Avtalsbevakning

Kunder kan registrera och ladda upp information som innehåller personuppgifter, till exempel namn, e-postadresser, telefonnummer, befattningar, kontaktpersoner och uppgifter som förekommer i avtal eller bilagor.

Kunden ansvarar för att det finns rättslig grund för den information som läggs in i tjänsten och för att uppgifterna får behandlas enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Exempel på uppgifter

Namn och kontaktuppgifter
Befattning och företagsanknutna uppgifter
Användarkonton och behörigheter
Avtalsinformation och avtalsmetadata
Uppgifter som kunden själv väljer att lagra i avtal och bilagor

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

När kunden använder Avtalsbevakning för att lagra avtal och avtalsrelaterade personuppgifter är kunden normalt personuppgiftsansvarig. Kunden bestämmer vilka uppgifter som lagras, varför de lagras och hur länge de ska finnas kvar.

Avtalsbevakning behandlar personuppgifter för kundens räkning i syfte att tillhandahålla tjänsten och agerar då personuppgiftsbiträde.

Ansvarsfördelning

Kunden: Ansvarar för innehåll, rättslig grund, information till registrerade och instruktioner för behandlingen.
Avtalsbevakning: Behandlar personuppgifter enligt kundens instruktioner, avtalet och tillämplig dataskyddslagstiftning.

Begränsning av känsliga uppgifter

Avtalsbevakning är avsett för avtalshantering och avtalsrelaterad information. Tjänsten är inte avsedd för lagring av känsliga personuppgifter, medicinska uppgifter, uppgifter om lagöverträdelser eller andra uppgifter som kräver särskilt skydd, om detta inte uttryckligen har avtalats.

Kunden ansvarar för att inte ladda upp eller registrera information som inte är nödvändig för avtalshanteringen.

Exempel på uppgifter som inte bör lagras

Uppgifter om hälsa eller sjukfrånvaro
Facklig tillhörighet
Religiös eller politisk övertygelse
Uppgifter om lagöverträdelser
Personnummer i större omfattning än vad som är nödvändigt

Säkerhetsåtgärder

Avtalsbevakning arbetar löpande med tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda kunddata. Säkerhetsnivån anpassas efter tjänstens art, informationens karaktär och de risker som behandlingen medför.

Krypterad kommunikation

Kommunikation med tjänsten sker via krypterad anslutning med HTTPS/TLS.

Behörighetsstyrning

Kunder kan styra vilka användare som ska ha tillgång till olika konton, avtal och funktioner.

Backup

Säkerhetskopior används för att kunna återställa information vid tekniska fel eller incidenter.

Loggning

Relevanta systemhändelser loggas för drift, felsökning och säkerhetsuppföljning.

Drift och uppdateringar

Vi arbetar löpande med säkerhetsuppdateringar, övervakning och underhåll av tjänsten.

Sekretess

Åtkomst till kunddata begränsas till personer som behöver den för drift, support eller felsökning.

Datalagring

Kunddata lagras i den miljö som används för drift av Avtalsbevakning. Utgångspunkten är att personuppgifter ska behandlas inom Sverige eller inom EU/EES.

Radering och avslut

Kunden kan själv radera uppgifter och dokument i tjänsten. När kundrelationen upphör raderas eller återlämnas personuppgifter enligt villkor, avtal eller kundens instruktioner, om inte lag kräver fortsatt lagring.

Säkerhetskopior kan finnas kvar under en begränsad tid enligt normala backup-rutiner innan de skrivs över eller raderas.

Underbiträden

För att kunna tillhandahålla Avtalsbevakning använder vi externa leverantörer, så kallade underbiträden. Dessa kan exempelvis tillhandahålla serverdrift, databashantering, e-postutskick, fillagring, support, analys eller andra tekniska funktioner som krävs för tjänsten.

Underbiträde	Land/region	Ändamål
Glesys AB	Sverige	Serverdrift / hosting / backup / fillagring
Oderland Webbhotell AB	Sverige	Backup / fillagring
Fortnox AB	Sverige	Bokföring / Fakturering
Mailcoach, Spatie BV	Belgien	E-postutskick och notifieringar
Mistral AI	Frankrike	AI-analys av dokument, om funktionen används

Personuppgiftsincidenter

Om en personuppgiftsincident inträffar som påverkar kundens personuppgifter kommer Avtalsbevakning att undersöka incidenten, vidta lämpliga åtgärder och informera berörda kunder utan onödigt dröjsmål enligt gällande dataskyddslagstiftning och personuppgiftsbiträdesavtal.

AI-analys av dokument

Om kunden använder funktioner för AI-analys kan dokumentinnehåll behandlas för att extrahera och föreslå avtalsinformation. Sådan behandling sker för att tillhandahålla funktionen till kunden och bör beskrivas i underbiträdeslistan om extern AI-leverantör används.

Dokument och kontakt

Här nedan finner du relevanta dokument och villkor för nerladdning. Kontakta oss om du behöver ett signerat personuppgiftsbiträdesavtal eller har frågor om dataskydd och säkerhet.

Kontakt för dataskyddsfrågor: info@avtalsbevakning.se

Engelska

Avtalsbevakning ska vara det självklara valet vid avtalshantering för företaget.

GDPR / Integritetspolicy | Allmänna villkor | Allmänna villkor API | Blogg | Systemnyheter